Seit über zwei Jahrzehnten werden Dateien, die für den Betrieb von Organisationen unerlässlich sind, einfach in einen SharePoint-Ordner abgelegt und für „Alle außer externen Benutzern“ freigegeben, ohne dass jemand diese Zugriffskontrollen jemals überprüft hat. Bis vor wenigen Jahren stellten diese Dateien nur dann ein Risiko dar, wenn jemand wusste, wo er suchen musste.
Das ist nicht mehr der Fall.
KI-Agenten wie Microsoft 365 Copilot müssen nicht wissen, wo sie suchen müssen, bevor sie Daten preisgeben, die schon seit wer weiß wie langer Zeit in einem Repository gespeichert sind. Der Agent kann abgefragt werden und gibt dann alles zurück, wozu der anfragende Benutzer technisch berechtigt ist.
In der Praxis kann Agentic AI sowohl als Produktivitätswerkzeug als auch als ungeplanter Stresstest für SharePoint-Dateneinstufungsrichtlinien fungieren. Dies ist jedoch kein Fehler, sondern eine beabsichtigte Funktion – und einer der Gründe, warum laut einem Gartner-Bericht 40 % der befragten IT-Führungskräfte die Einführung von Copilot aufgrund von Bedenken hinsichtlich einer übermäßigen Weitergabe von Daten verzögert haben.
Das wirft eine grundlegende Frage auf: Wissen Sie wirklich, welche Art von Daten sich in Ihren SharePoint-Repositorien befinden? Wenn die Antwort „nicht so genau“ lautet, ist es an der Zeit, dies herauszufinden – noch bevor Sie Ihre nächste KI-Lösung implementieren.
Jedes Dokument, das nicht identifiziert, klassifiziert oder geschützt wurde, ist eine weitere Information, die Copilot potenziell Nutzern anzeigen kann, die bereits über die entsprechende Zugriffsberechtigung verfügen. Daher sollte die Datensicherheit von Copilot in Verbindung mit DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention) für Unternehmen oberste Priorität haben und nicht erst im Rahmen langfristiger Governance-Projekte behandelt werden.
Wie „ Proactive DLP “ Daten schützt, bevor „Copilot“ sie offenlegen kann
Wenn Unternehmen nicht möchten, dass ihre Daten von Copilot (oder anderen Agenten) offengelegt werden, müssen sie diese vor der Einführung der Agenten ausfindig machen und schützen. Das Problem ist, dass die Teams keinen vollständigen Überblick darüber haben, was sich in ihrer SharePoint-Umgebung befindet, während sich im Laufe der Jahre immer mehr sensible Dateien ansammeln. Ohne Klassifizierungs- und Schutzrichtlinien bleiben diese Daten unsichtbar, bis sie durch einen Vorfall offengelegt werden.
Copilot verkürzt die Zeit bis zur Erkennung. Wenn Sie reaktiv vorgehen, warten Sie, bis bei einer KI-Interaktion sensible Informationen offengelegt werden, um diese Daten zu identifizieren und zu blockieren. Zu diesem Zeitpunkt ist das Unternehmen bereits mit einer Datenpanne konfrontiert, die hätte verhindert werden können.
Proactive DLP, hingegen geht das Problem bereits im Vorfeld an. Es identifiziert kontinuierlich sensible Inhalte, wendet die entsprechenden Schutzmaßnahmen an und verschafft Sicherheitsteams einen Überblick, noch bevor der Einsatz von KI ausgeweitet wird. Der Einsatz führt zu:
- Frühzeitige Erkennung, da sensible Daten identifiziert und unkenntlich gemacht werden, sodass Copilot sie nicht anzeigen kann
- Durchsetzung von Richtlinien durch automatische Anwendung von Verschlüsselung, Quarantäne, Schwärzung oder Löschung je nach Sensibilität der Daten
- Compliance-Bereitschaft: eine klare Möglichkeit, nachzuweisen, dass sensible Informationen klassifiziert und geregelt sind, noch bevor die Prüfer entsprechende Nachweise anfordern
- Kontrollierte Einführung: Bis Copilot schließlich für breitere Nutzergruppen freigeschaltet wird, sind risikobehaftete Daten bereits bereinigt worden
Plattformen wie MetaDefender™ Storage Security unterstützen diesen Ansatz durch kontinuierliche Überprüfung und Klassifizierung von Inhalten und helfen Unternehmen dabei, die für eine sichere Einführung von KI erforderlichen Governance-Grundlagen zu schaffen.
Das Wichtigste auf einen Blick: Die Kombination aus kontinuierlichemScannen und Klassifizieren der Daten im SharePoint-Repository sorgt für mehr Transparenz darüber, welche Arten von Daten Unternehmen tatsächlich speichern – und die Copilot möglicherweise weitergeben könnte.
So funktioniert die Proactive DLP™-Technologie von „ OPSWAT“ in MetaDefender Storage Security
DLP behebt zwar nicht die über Jahre hinweg aufgelaufenen Probleme bei der SharePoint-Governance. Es mildert jedoch die Folgen, wenn diese Lücken durch Copilot sichtbar werden. Ein Dokument, das identifiziert, klassifiziert und automatisch geschwärzt wird, stellt ein ganz anderes Risiko dar als eine Datei mit sensiblen Informationen, die in einer KI-generierten Antwort auftaucht, weil das Unternehmen vergessen hat, dass diese Datei überhaupt existiert.
Genau hier setzt die Proactive DLP™- Technologie an, die von MetaDefender Storage Security über ihre native SharePoint-Integration genutzt wird: Sie identifiziert sensible Daten, von deren Vorhandensein Unternehmen möglicherweise gar nichts wissen.
Schritt 1: Sensible Daten erkennen
Zunächst müssen Unternehmen zwei grundlegende Fragen beantworten: Über welche sensiblen Daten verfügen sie, und wo befinden sich diese tatsächlich? MetaDefender Storage Security setzt genau hier an und scannt Inhalte in über 125 Dateiformaten.
Die Transparenz geht über Produktivitätsdateien hinaus. Dank der Kompatibilität mit großen Dateien erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick über alle Daten in ihren Speicherumgebungen.
In der Praxis erkennen OCR und die Erkennung benannter Entitäten eine in einem gescannten PDF-Dokument versteckte Sozialversicherungsnummer oder eine in einem Bild enthaltene Kreditkartennummer. Mit diesem Schritt können Unternehmen die blinden Flecken beseitigen, die Copilot versehentlich zu einem Überwachungsknoten machen könnten.
Da der richtige Zeitpunkt genauso wichtig ist wie die Erkennung selbst, führt MetaDefender Storage Security Scans beim Hochladen oder bei Änderungen durch – nicht nur nach einem festen Zeitplan. Eine neue Datei wird sofort nach dem Hochladen auf sensible Daten überprüft. Das Warten auf das nächste Scan-Fenster ist riskant: Eine Datei kann wochenlang ungeschützt und für Copilot zugänglich bleiben, bevor überhaupt jemand bemerkt, dass sie überhaupt vorhanden ist.
Schritt 2: Identifizieren und klassifizieren
Die Daten zu finden, reicht nur bis zu einem gewissen Punkt; im nächsten Schritt muss entschieden werden, was die Daten bedeuten und wer sie einsehen darf. „ Proactive DLP “ ordnet Dateien anhand bestehender regulatorischer Rahmenbedingungen ein:
- PCI-DSS für Zahlungskartennummern,
- HIPAA in Bezug auf geschützte Gesundheitsdaten,
- DSGVO für personenbezogene Daten nach EU-Recht.
Dieser Schritt schafft eine einheitliche Methode zur Unterscheidung zwischen gewöhnlichen Geschäftsinhalten und Informationen, die zusätzlichen Schutz erfordern. Auf der Grundlage dieser Klassifizierungen können Unternehmen ihre inhaltsbasierten Richtlinien nutzen, um Workflows für die Kennzeichnung, das Einfügen von Wasserzeichen, das Entfernen von Metadaten, die Schwärzung, die Ersetzung oder die Genehmigung auszulösen. Sensible Informationen werden mit den entsprechenden Kontrollmaßnahmen versehen, ohne dass manuelle Überprüfungen erforderlich sind.
Administratoren legen fest, welche Dateitypen von der Überprüfung ausgenommen sind, welche Repositorys in den Prüfbereich fallen und ob die Überprüfung nach einem Zeitplan oder bei bestimmten Ereignissen ausgeführt wird. Wenn später eine neue SharePoint-Website hinzugefügt wird, übernimmt diese automatisch denselben Workflow, ohne dass eine Neukonfiguration erforderlich ist.
Schritt 3: Schützen und Durchsetzen
Während die ersten Schritte zur Erstellung einer Risikokarte führten, geht es im letzten Schritt darum, Maßnahmen zu ergreifen. Unternehmen können automatisierte Richtlinien anwenden, um sensible Felder zu schwärzen, Informationen zu anonymisieren, riskante Übertragungen zu verhindern oder zu verhindern, dass Dateien mit regulierten Daten genehmigte Umgebungen verlassen. Diese Richtlinien unterstützen Compliance-Anforderungen wie PCI-DSS, HIPAA und DSGVO.
KI wird bisher verborgene Daten zutage fördern; dieser Aspekt ist nicht optional, sobald Copilot in Betrieb ist.
Was Unternehmen nach wie vor kontrollieren können, ist die Reihenfolge der Vorgänge: ob sensible Daten klassifiziert und geregelt werden, bevor ein Assistent sie findet, oder erst danach. Für Unternehmen, die die Einführung von KI vorantreiben, stellt „ Proactive DLP “ diese Reihenfolge richtig ein; es ermöglicht die Bereitstellung, während sensible Daten gemäß einer festgelegten Richtlinie behandelt werden, anstatt darauf zu hoffen, dass die Berechtigungen bereits korrekt waren.
Inwiefern kommt die Einführung von „ Proactive DLP “ vor der Bereitstellung von Copilot der Sicherheit, der Compliance und den IT-Teams zugute?
Sicherheitsteams spüren die positiven Auswirkungen bei der Reaktionszeit auf Vorfälle.
Ein Team, das bereits weiß, welche Daten sensibel sind und wer darauf zugreifen kann, untersucht einen Copilot-Sicherheitsvorfall nicht von Grund auf neu. Es weiß, welche Daten gefährdet waren, wo sie sich befanden und wer Zugriff darauf hatte. Das grenzt den Untersuchungsumfang ein und schärft gleichzeitig das Bedrohungsbild: Anstatt Hunderte von nicht klassifizierten SharePoint-Websites durchgehen zu müssen, sind nur noch diejenigen von Bedeutung, die als sensibel gekennzeichnet sind.
Für Compliance-Teams zeigen sich die Vorteile in Prozessen, die Audits unterstützen.
Durch kontinuierliche Klassifizierung und andere DLP-Richtlinien kann ein Unternehmen auf Anfrage nachweisen, dass regulierte Daten bereits vor der Nutzung durch Copilot entsprechend geregelt waren. Der Prüfer findet somit eine lückenlose Dokumentation vor, anstatt auf Protokolle warten zu müssen, die möglicherweise nicht das vollständige Bild der Compliance widerspiegeln.
IT-Verantwortliche verlieren den Blick dafür, warum die meisten Einführungen überhaupt ins Stocken geraten. Für Unternehmen, die sich Sorgen um eine zu weitgehende Freigabe machen, verändert die Klassifizierung, worum es tatsächlich geht. Es mag zwar weiterhin zu einer zu weitgehenden Freigabe von Dateien kommen, doch die wirklich wichtigen Dateien sind davon ausgenommen, da diese Ebene separat geregelt wird. Der Zeitplan für die Einführung richtet sich nach den jeweiligen Gegebenheiten und nicht nach Bedenken hinsichtlich der Governance.
Alle drei Faktoren tragen dazu bei, dass Unternehmen die Einführung agentischer KI beschleunigen können – mit den damit verbundenen Vorteilen: Wettbewerbsfähigkeit, finanzielle Gewinne und Innovationskraft.
Wird die Governance vernachlässigt, verlangsamt sich die Einführung von KI durch ins Stocken geratene Implementierungen, langwierige rechtliche Prüfungsverfahren und die Beseitigung der Folgen eines Vorfalls, mit dem niemand gerechnet hat. Wenn der Schutz an erster Stelle steht, kommt das Unternehmen schneller voran, da es nicht in Entscheidungsmüdigkeit versinkt und sich nicht ständig fragen muss, ob der nächste Schritt sicher ist oder nicht.
Häufig gestellte Fragen
Welche Risiken birgt die Nutzung von Microsoft Copilot in Verbindung mit SharePoint?
Microsoft Copilot kann auf alle SharePoint-Inhalte zugreifen und diese zusammenfassen, für deren Anzeige ein Benutzer bereits berechtigt ist. Sind die Berechtigungen zu weit gefasst oder wurden sensible Dateien nicht ordnungsgemäß klassifiziert und geschützt, kann Copilot vertrauliche Geschäftsinformationen, personenbezogene Daten oder regulierte Inhalte anzeigen, auf die Benutzer zwar technisch zugreifen konnten, von denen dies jedoch nicht erwartet wurde.
Was ist proaktive Datenverlustprävention (Proactive DLP)?
Proaktiver Datenschutz ( Proactive DLP , DLP) ist ein Ansatz, bei dem sensible Daten kontinuierlich ermittelt, klassifiziert und geschützt werden, bevor sie durch KI-Assistenten, Benutzer oder Geschäftsabläufe offengelegt werden können. Anstatt erst nach einer Datenoffenlegung zu reagieren, hilft Unternehmen dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und im Voraus geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen.
Wie schützt „ MetaDefender “ ( Storage Security ) SharePoint-Daten?
MetaDefender Storage Security Es durchsucht kontinuierlich SharePoint-Repositorys, um sensible Informationen in mehr als 125 Dateiformaten zu identifizieren. Es klassifiziert Inhalte gemäß gesetzlicher Anforderungen wie DSGVO, HIPAA und PCI DSS und kann automatisch vom Administrator definierte Richtlinien wie Schwärzung, Verschlüsselung, Quarantäne oder Genehmigungsworkflows anwenden, um sensible Daten zu schützen, bevor sie offengelegt werden.
Kann Microsoft Copilot SharePoint-Berechtigungen umgehen?
Nein. Microsoft Copilot berücksichtigt die bestehenden SharePoint-Berechtigungen und greift nur auf Inhalte zu, für deren Anzeige ein Benutzer bereits autorisiert ist. Sind die Berechtigungen jedoch veraltet, zu weit gefasst oder falsch vererbt, kann Copilot schnell sensible Informationen aufdecken, auf die Benutzer zwar technisch Zugriff haben, die sie aber manuell möglicherweise nicht gefunden hätten.
Warum sollten Unternehmen SharePoint-Daten klassifizieren, bevor sie Microsoft Copilot einführen?
Die Klassifizierung sensibler Daten vor der Aktivierung von Microsoft Copilot trägt dazu bei, das Risiko einer übermäßigen Weitergabe vertraulicher Informationen zu verringern, unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und stellt sicher, dass KI-generierte Antworten auf ordnungsgemäß verwalteten Inhalten basieren.
Welche Arten sensibler Daten kann „ Proactive DLP “ erkennen?
Proactive DLP kann eine Vielzahl sensibler Informationen identifizieren, darunter personenbezogene Daten (PII), Zahlungskartendaten, geschützte Gesundheitsdaten (PHI), Anmeldedaten, Schlüssel für die „ API “ sowie weitere regulierte oder vertrauliche Geschäftsinformationen.
Hilft „ Proactive DLP “ bei der Einhaltung der DSGVO, HIPAA und PCI DSS?
Ja. Durch die Identifizierung, Klassifizierung und den Schutz regulierter Daten unterstützt „ Proactive DLP “ Unternehmen dabei, die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO, HIPAA und PCI DSS sicherzustellen.
Außerdem sorgt es für mehr Transparenz bei sensiblen Daten und hilft dabei, nachzuweisen, dass geeignete Governance-Kontrollen vorhanden sind, bevor KI-Tools auf Unternehmensinhalte zugreifen.
Wie oft sollten SharePoint-Repositorys auf sensible Daten überprüft werden?
Es wird empfohlen, eine kontinuierliche oder ereignisgesteuerte Überprüfung durchzuführen. Da im Laufe der Zeit neue Dateien hochgeladen, bestehende Dokumente geändert und Berechtigungen angepasst werden, hilft eine fortlaufende Überprüfung dabei, neu hinzugefügte sensible Daten zu identifizieren, bevor KI-Assistenten oder unbefugte Benutzer darauf zugreifen können.
